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Aperçu gratuit · Module 1 · Leçon 1

Un accueil WhatsApp Business prêt en quinze minutes

Compléter le profil, écrire avec une IA gratuite un message d'accueil, un message d'absence et cinq réponses rapides à partir de vos seuls faits, puis tout relire avant de l'activer.

Durée
10 min de lecture · environ 23 min avec les exercices
Version
1.0
Vérifiée le

Objectif

Ce soir, un client qui vous écrit sur WhatsApp reçoit un accueil clair, apprend quand vous répondrez et trouve sans attendre l'essentiel : horaires, adresse, délai. Le tout écrit avec l'aide d'une IA gratuite et relu par vous, sans une seule information inventée.

Ce que vous saurez faire

  • Remplir un profil WhatsApp Business utile au client.
  • Faire rédiger par une IA un message d'accueil, un message d'absence et des réponses rapides à partir d'une fiche de faits.
  • Repérer et supprimer ce que l'IA ajoute de son propre chef.

Contenu

WhatsApp est souvent le premier endroit où un client pose sa question : « Vous êtes ouverts dimanche ? », « Il vous reste des places samedi ? ». L'application WhatsApp Business est pensée pour les petites entreprises et reste gratuite : la messagerie, le profil et les outils de base ne changent pas, les abonnements sont facultatifs . Formation indépendante : Saphélis n'est affilié ni à WhatsApp ni à Meta ; « WhatsApp » et « Meta » sont des marques de leur propriétaire.

Le profil : votre vitrine dans la conversation

Pour démarrer, l'application demande le nom de l'entreprise, sa catégorie et un logo ou une image de profil ; le profil peut ensuite afficher une description, les horaires d'ouverture et le site web . Un profil complet épargne une partie des questions répétitives : le client y trouve seul vos horaires, sans avoir à vous écrire.

Trois automatismes simples

L'application propose un message d'accueil, envoyé automatiquement quand un nouveau client ouvre la conversation, et un message d'absence, envoyé en dehors de vos heures d'ouverture pour dire quand vous reviendrez . Elle permet aussi d'enregistrer des réponses rapides, des raccourcis pour les messages que vous envoyez souvent . Les intitulés de l'interface peuvent changer ; la méthode ci-dessous, elle, ne change pas.

La méthode en trois temps

  1. Les faits (5 min). Remplissez la fiche de faits : horaires, adresse, délai de réponse habituel, cinq questions qu'on vous pose tout le temps et leur vraie réponse.
  2. L'IA (3 min). Collez la fiche dans le prompt-modèle. Il demande des textes courts, au ton de votre commerce, sans rien ajouter.
  3. La relecture (5 min). Comparez chaque texte à la fiche, ligne par ligne. Tout ce qui n'y figure pas est barré. Puis enregistrez vous-même les textes dans l'application.

Exemple réel

Cas fictif, situation réaliste. Awa Sarr tient un salon de coiffure à Dakar (commerce fictif). Ses faits : ouvert du mardi au samedi, de 9 h à 19 h ; rendez-vous par message ; réponse en général dans l'heure. L'IA propose un message d'absence : « Nous vous répondons immédiatement, 7 jours sur 7 ! » Awa le barre : c'est faux, le salon est fermé dimanche et lundi. Elle enregistre : « Merci pour votre message ! Le salon est fermé en ce moment. Nous vous répondons dès mardi 9 h. »

À vous de jouer

Faites l'exercice avec la fiche fictive ci-dessous, puis avec votre propre commerce. Temps à prévoir : environ 15 minutes pour la fiche fictive, autant pour la vôtre.

Modèle

Fiche de faits pour les textes WhatsApp (exemple FICTIF)

EXEMPLE FICTIF — Fleuriste « Rose & Ruelle », Lisbonne
Horaires : du mardi au samedi, de 9 h à 18 h 30 ; fermé dimanche et lundi.
Adresse : rue fictive des Fleurs 12.
Délai de réponse habituel : dans les 2 heures pendant les heures d'ouverture.
Urgence (deuil, commande du jour) : appeler le magasin.
Questions fréquentes : 1) Livrez-vous ? Oui, dans un rayon de 5 km, commande la veille avant 16 h. 2) Peut-on composer son bouquet ? Oui, en magasin. 3) Quel délai pour un mariage ? Rendez-vous au moins un mois avant. 4) Paiement ? Carte et espèces en magasin, lien de paiement pour les livraisons. 5) Fleurs de saison ? Oui, la liste change chaque semaine.
Promesse à vérifier : « on répond toujours en 5 minutes » (souhait du gérant, non tenu en pratique).
Votre version : reprenez les mêmes rubriques avec vos propres faits.
Quand l’utiliser
Avant d'écrire le moindre texte automatique.
Ce qu’il faut personnaliser
Ajoutez une rubrique « langues parlées » si vos clients écrivent dans plusieurs langues.
Exemple
Une fiche remplie en cinq minutes suffit pour l'accueil, l'absence et cinq réponses rapides.
Limites
La dernière rubrique est un souhait, pas un fait : elle ne doit apparaître dans aucun texte.

Données à ne pas envoyer

  • Noms, numéros de téléphone, adresses et e-mails de clients
  • Numéros de commande, de dossier ou de réservation
  • Captures d’écran de conversations
  • Mots de passe, codes de vérification, jetons d’accès
  1. Copiez le prompt-modèle dans l'assistant gratuit de votre choix et collez la fiche fictive à l'emplacement prévu.
  2. La fiche contient une promesse que le commerce ne peut pas tenir. L'IA l'a-t-elle reprise ? Barrez-la.
  3. Recommencez avec vos faits, relisez, puis activez le message d'accueil, le message d'absence et vos réponses rapides.

Prompt / modèle

Prompt

Message d'accueil, message d'absence et réponses rapides

Tu aides un petit commerce à préparer ses textes WhatsApp Business.
Voici la fiche de faits du commerce, entre les balises :
<faits>
[collez ici la fiche de faits]
</faits>
Rédige :
1. un message d'accueil de 2 phrases maximum ;
2. un message d'absence de 2 phrases qui dit quand le commerce répondra et quoi faire en cas d'urgence ;
3. cinq réponses rapides, une par question fréquente de la fiche, de 3 phrases maximum chacune.
Règles : n'utilise que les faits fournis ; aucun superlatif ; aucune promesse de délai, de livraison ou de disponibilité absente des faits ; ton simple et poli. Si une information manque, écris [À COMPLÉTER] au lieu de l'inventer. Termine par la liste des affirmations que tu as dû reformuler.
Quand l’utiliser
Au démarrage, puis à chaque changement d'horaires ou d'offre.
Ce qu’il faut personnaliser
Remplacez « petit commerce » par votre activité (cabinet, atelier, association) et ajustez le ton : tutoiement ou vouvoiement.
Exemple
Salon de coiffure fictif : le message d'absence « réponse immédiate 7 jours sur 7 » est remplacé par « nous répondons dès mardi 9 h ».
Limites
L'IA peut ajouter des promesses (réponse immédiate, livraison partout) : chaque phrase se compare à la fiche avant d'être enregistrée.

Données à ne pas envoyer

  • Noms, numéros de téléphone, adresses et e-mails de clients
  • Numéros de commande, de dossier ou de réservation
  • Captures d’écran de conversations
  • Mots de passe, codes de vérification, jetons d’accès

Piège à éviter

À retenir

  • Le profil complet répond seul aux questions les plus fréquentes.
  • Accueil, absence, réponses rapides : trois textes courts qui disent la vérité.
  • Les faits avant l'IA ; l'IA met en forme, elle n'invente pas.

Mini-quiz

Le mini-quiz de cette leçon fait partie de l’évaluation : il est proposé dans l’espace membre.

Sources

Preuves de cette leçon

Chaque affirmation qui peut évoluer renvoie à une source primaire, avec sa date de consultation.

  1. 1 Selon WhatsApp, l'application WhatsApp Business reste gratuite : la messagerie, la gestion du profil et les outils de base ne changent pas, et les abonnements Meta One sont facultatifs.

  2. 2 Pour créer le profil WhatsApp Business, l'application demande le nom de l'entreprise, sa catégorie et un logo ou une image ; le profil peut afficher logo, description, horaires d'ouverture et site web.

  3. 3 L'application WhatsApp Business envoie automatiquement un message d'accueil personnalisé aux nouveaux clients qui ouvrent une conversation, et un message d'absence pour les messages reçus hors des heures d'ouverture.

  4. 4 L'application WhatsApp Business propose des réponses rapides (raccourcis pour les messages fréquents) et des étiquettes pour organiser et filtrer les conversations.

La suite de la formation

Leçon d’aperçu 1 sur 1. Les autres leçons sont réservées aux abonnés.

  1. Choisir votre chemin : application gratuite, agent IA ou plateforme · réservé aux abonnés · 9 min de lecture · 18 min avec exercices
  2. Répondre aux clients avec une IA, sans lui confier leurs données · réservé aux abonnés · 11 min de lecture · 28 min avec exercices
  3. Catalogue exact et conversations rangées · réservé aux abonnés · 9 min de lecture · 21 min avec exercices
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  6. Agent IA sur WhatsApp : le préparer, le tester, garder la main · réservé aux abonnés · 11 min de lecture · 28 min avec exercices

Continuer la formation

WhatsApp Business avec l'IA : service client sans spam : 8 leçons, 1 h 20 de lecture · environ 3 h 11 avec les exercices.

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