Aperçu gratuit · Module 1 · Leçon 1
Préparer une réunion en 10 minutes
Transformer un dossier épars en une note d'une page qui dit quoi décider, quoi demander et quoi apporter. Leçon d’aperçu gratuite de la formation « 8 tâches professionnelles à faire avec l'IA dès cette semaine », lisible en entier sans compte, avec ses sources officielles datées.
Objectif
Arriver à votre prochaine réunion avec une note d'une page, préparée en dix minutes : ce qu'il faut décider, les questions à poser, les risques et ce que vous devez apporter.
Ce que vous saurez faire
- Rassembler et nettoyer un dossier de réunion avant de le confier à une IA.
- Demander une note de préparation structurée plutôt qu'un simple résumé.
- Vérifier la note en deux minutes, ligne par ligne, contre le dossier.
Contenu
Le réflexe le plus courant est d'écrire « résume-moi ces documents ». Vous obtenez alors un texte poli, mais qui ne vous dit pas quoi faire. Une réunion se prépare autour de décisions et de questions, pas autour d'un résumé.
Le déroulé en quatre temps
- Rassembler (2 min). Ordre du jour, deux ou trois derniers courriels utiles, compte rendu de la réunion précédente. Pas plus : un dossier court donne une note précise.
- Nettoyer (2 min). Retirez ce qui n'a rien à faire chez un fournisseur d'IA : noms de clients, salaires, données de santé, numéros de compte. Remplacez par des repères neutres (« Client A », « Collaborateur 2 »).
- Demander (3 min). Collez le dossier dans le prompt-modèle ci-dessous. Il impose un format : objectif, décisions à prendre, questions, risques, à apporter, et des points « à vérifier ».
- Vérifier (3 min). Chaque ligne de la note doit pouvoir être retrouvée dans le dossier. Ce qui ne s'y trouve pas est soit une bonne idée à garder consciemment, soit une invention à barrer.
Workflow
La boucle en quatre temps pour toute tâche confiée à une IA
1. Rassembler : seulement les documents utiles à la tâche (le moins possible). 2. Nettoyer : retirer ou remplacer par des repères neutres tout ce qui identifie une personne ou relève du secret (liste de contrôle « Avant d'envoyer à une IA »). 3. Demander : un format de sortie imposé (rubriques, tableau), une consigne « marque À VÉRIFIER ce que tu déduis » et l'interdiction d'inventer. 4. Vérifier : chaque élément du résultat doit se retrouver dans vos documents ; barrez le reste ou gardez-le consciemment comme idée. Puis : réinsérer les données réelles vous-même, hors de l'IA.
- Quand l’utiliser
- Avant chacune des huit tâches de la formation, et plus tard pour toute nouvelle tâche.
- Ce qu’il faut personnaliser
- Ajustez la durée de chaque temps à la tâche ; ne supprimez jamais l'étape « Vérifier ».
- Exemple
- Note de réunion : dossier de trois courriels, noms remplacés par « Client R », note en six rubriques, deux lignes barrées à la vérification.
- Limites
- Sauter le nettoyage par manque de temps ; vérifier seulement « en gros ».
Données à ne pas envoyer
- Noms, adresses et coordonnées de clients ou de collaborateurs
- Données de santé
- Coordonnées bancaires (IBAN, numéro de carte)
- Mots de passe, codes d'accès, clés d'API
- Numéro AVS
- Informations couvertes par un secret professionnel
Pourquoi vérifier, même pour une simple note
Les modèles de langage peuvent produire des affirmations plausibles mais fausses, avec assurance . Dans une note de réunion, l'erreur typique est une décision « déjà prise » qui n'a jamais été prise, ou une date déplacée. C'est exactement ce que la vérification ligne par ligne attrape.
Quel outil utiliser ?
N'importe quel assistant conversationnel généraliste fait l'affaire pour cette tâche. La règle de choix n'est pas la marque, c'est le cadre : si votre employeur met à disposition un outil sous contrat professionnel, utilisez celui-là. À défaut, n'utilisez un compte personnel pour un document professionnel que si votre employeur l'autorise pour ce type de document, et après avoir vérifié ses réglages de confidentialité. Un secret professionnel ou de fonction, ou une directive interne, l'emporte toujours sur ces réglages. Ceux-ci changent régulièrement ; voici ce que disaient les pages des éditeurs au moment de la dernière vérification.
Exemple réel
Cas fictif, situation réaliste. Nadia, responsable administrative de la Fiduciaire Lémanis Sàrl (entreprise fictive), rencontre demain un client restaurateur pour parler du passage à la facturation électronique. Son dossier : l'ordre du jour, trois courriels et ses notes de la dernière rencontre.
Elle remplace le nom du restaurant par « Client R », retire le chiffre d'affaires exact, colle le tout dans le prompt-modèle. La note obtenue liste deux décisions à prendre (choix du logiciel, date de bascule), quatre questions et un risque : « le client pense que la fiduciaire saisira les factures fournisseurs, ce qui n'est pas dans le mandat ». En vérifiant, Nadia retrouve la phrase dans un courriel du client : le risque est réel. Elle barre en revanche une ligne « budget validé à CHF 2 000 » : ce montant n'apparaît nulle part dans son dossier.
À vous de jouer
Utilisez le dossier fictif ci-dessous, puis refaites l'exercice avec une vraie réunion de la semaine, une fois le dossier nettoyé. Temps à prévoir : environ 20 minutes pour le dossier fictif, en plus de la lecture ; la première fois, la méthode prend plus que les dix minutes visées.
Modèle
Dossier fictif : réunion de lancement du site de la Fromagerie Alpaval
DOSSIER FICTIF — toutes les personnes et entreprises sont inventées. ORDRE DU JOUR — Réunion du jeudi 15 octobre 2026, 9 h 00, en visioconférence Participants : Fromagerie Alpaval (fictive) — Mme A., gérante ; Agence Pixelune (fictive) — M. B., chef de projet. 1. Validation de l'arborescence du nouveau site 2. Calendrier de mise en ligne 3. Photos des produits 4. Divers COURRIEL 1 — de Mme A. à M. B., 2 octobre 2026 « Bonjour, nous aimerions vraiment que la boutique en ligne soit ouverte avant le marché de Noël. Pour les photos, notre neveu peut les faire, ce sera moins cher. Est-ce que la livraison réfrigérée est possible dans tout le canton ? » COURRIEL 2 — de M. B. à Mme A., 5 octobre 2026 « Bonjour, la mise en ligne est prévue le 30 novembre si l'arborescence est validée le 15 octobre. Les photos doivent nous parvenir au plus tard le 6 novembre, au format paysage, en haute définition. La livraison réfrigérée n'est pas dans notre offre : c'est à voir avec votre transporteur. » COURRIEL 3 — de Mme A. à M. B., 8 octobre 2026 « Merci. Nous partons donc sur une mise en ligne le 23 novembre comme convenu. Le budget reste celui du devis. » NOTES DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE (17 septembre 2026) - Le devis prévoit 3 tours de corrections sur le graphisme. - La fromagerie fournit les textes des fiches produits. - Question ouverte : faut-il une version en allemand ?
- Quand l’utiliser
- Pour l'exercice de la leçon 1, avant de passer à une vraie réunion.
- Ce qu’il faut personnaliser
- Remplacez ce dossier par le vôtre une fois nettoyé : ordre du jour, deux ou trois courriels, notes précédentes.
- Exemple
- Une note réussie contient au moins : décision sur l'arborescence, question sur la date réelle de mise en ligne, risque sur les photos (délai du 6 novembre, qualité), question sur la version allemande, point « livraison réfrigérée hors offre ».
- Limites
- Le dossier contient une contradiction volontaire (30 novembre ou 23 novembre ?) : une bonne note doit la signaler, pas la trancher.
Données à ne pas envoyer
- Noms, adresses et coordonnées de clients ou de collaborateurs
- Données de santé
- Coordonnées bancaires (IBAN, numéro de carte)
- Mots de passe, codes d'accès, clés d'API
- Numéro AVS
- Informations couvertes par un secret professionnel
- Copiez le prompt-modèle dans l'assistant de votre choix.
- Collez le dossier fictif à l'emplacement prévu.
- Comparez la note obtenue au dossier : combien de lignes ne s'appuient sur rien ? Le dossier contient une contradiction volontaire sur une date : la note la signale-t-elle ?
- Passez la liste de contrôle « Avant d'envoyer à une IA » sur votre vrai dossier avant de le coller.
Checklist
Avant d'envoyer un document à une IA
- [ ] J'utilise l'outil fourni par mon employeur sous contrat professionnel ; à défaut, mon employeur autorise l'usage d'un compte personnel pour ce type de document ET j'ai vérifié ses réglages de confidentialité. - [ ] Je ne compte pas sur « historique désactivé » ou « discussion temporaire » pour protéger un contenu confidentiel. - [ ] J'ai le droit de transmettre ce document (pas de clause de confidentialité qui l'interdit, pas de secret professionnel). - [ ] Les noms de clients, de collaborateurs et de tiers sont remplacés par des repères neutres. - [ ] Aucune donnée de santé, bancaire, salariale, ni numéro AVS. - [ ] Aucun mot de passe, code d'accès ou clé d'API (y compris dans les signatures et captures d'écran). - [ ] Les montants sensibles sont arrondis ou retirés s'ils ne servent pas la tâche. - [ ] Je n'envoie que les passages utiles, pas tout le dossier.
- Quand l’utiliser
- Juste avant de coller ou de téléverser un document dans un outil d'IA.
- Ce qu’il faut personnaliser
- Ajoutez les règles propres à votre secteur (par exemple, secret médical, secret de l'avocat, mandats fiduciaires).
- Exemple
- Avant de préparer une réunion client, Nadia remplace le nom du restaurant par « Client R » et retire le chiffre d'affaires exact.
- Limites
- Une coche faite par habitude, sans relire le document : relisez réellement les en-têtes, signatures et pièces jointes.
Données à ne pas envoyer
- Noms, adresses et coordonnées de clients ou de collaborateurs
- Données de santé
- Coordonnées bancaires (IBAN, numéro de carte)
- Mots de passe, codes d'accès, clés d'API
- Numéro AVS
- Informations couvertes par un secret professionnel
Prompt / modèle
Prompt
Note de préparation de réunion en une page
Tu m'aides à préparer une réunion. Voici mon rôle : [VOTRE RÔLE, ex. responsable administrative]. Objectif de la réunion de mon point de vue : [CE QUE VOUS VOULEZ OBTENIR]. À partir UNIQUEMENT du dossier ci-dessous, rédige une note d'une page avec ces rubriques : 1. Objectif de la réunion (une phrase) 2. Décisions à prendre (liste, avec qui doit décider) 3. Questions à poser (les plus importantes d'abord) 4. Risques ou malentendus repérés (cite le passage du dossier qui les révèle) 5. Ce que je dois apporter ou préparer 6. Contradictions ou informations manquantes dans le dossier Règles : - N'invente aucun fait, chiffre, date ni décision. Si tu déduis quelque chose, écris « À VÉRIFIER » devant. - Si deux documents se contredisent, signale-le sans trancher. - Style : phrases courtes, français professionnel. DOSSIER : """ [COLLEZ ICI LE DOSSIER NETTOYÉ] """
- Quand l’utiliser
- La veille ou le matin d'une réunion, dès que vous avez un ordre du jour et quelques échanges écrits.
- Ce qu’il faut personnaliser
- Changez les rubriques selon le type de réunion : pour un entretien d'embauche, remplacez « Décisions » par « Points à évaluer » ; pour une négociation, ajoutez « Ma limite et ma position de repli ».
- Exemple
- Rôle : responsable administrative d'une fiduciaire. Objectif : obtenir du client une date de bascule vers la facturation électronique et clarifier qui saisit les factures fournisseurs.
- Limites
- Une note bien écrite peut contenir une décision ou une date inventée : vérifiez chaque ligne contre le dossier.
Données à ne pas envoyer
- Noms, adresses et coordonnées de clients ou de collaborateurs
- Données de santé
- Coordonnées bancaires (IBAN, numéro de carte)
- Mots de passe, codes d'accès, clés d'API
- Numéro AVS
- Informations couvertes par un secret professionnel
Piège à éviter
À retenir
- Une réunion se prépare autour des décisions et des questions, pas d'un résumé.
- Dossier court et nettoyé, format imposé, vérification ligne par ligne.
- Le choix de l'outil dépend d'abord du cadre : outil de l'employeur, ou compte personnel seulement si l'employeur l'autorise.
Mini-quiz
Sources
Preuves de cette leçon
Chaque affirmation qui peut évoluer renvoie à une source primaire, avec sa date de consultation.
1 Les modèles de langage peuvent produire des affirmations plausibles mais fausses, énoncées avec assurance ; le phénomène persiste dans les modèles récents.
- OpenAI — Why language models hallucinate openai.com · consultée le
2 Les contenus des services OpenAI pour particuliers (dont ChatGPT) peuvent servir à entraîner les modèles, sauf refus ; les chats temporaires ne servent pas à l'entraînement ; les offres professionnelles (ChatGPT Business, Enterprise, API) ne sont pas utilisées par défaut.
- OpenAI — How your data is used to improve model performance openai.com · consultée le
3 Les utilisateurs Claude Free, Pro et Max choisissent si leurs données servent à améliorer les modèles ; les services sous conditions commerciales (Claude for Work, Education, Government, API) ne sont pas concernés.
- Anthropic — Is my data used for model training? privacy.claude.com · consultée le
- Anthropic — Updates to Consumer Terms and Privacy Policy anthropic.com · consultée le
4 Des relecteurs humains peuvent lire une partie des conversations Gemini ; Google demande de ne pas y saisir d'informations confidentielles. Désactiver « Conserver l'activité » (Keep Activity) ou utiliser une discussion temporaire empêche l'entraînement, mais une relecture humaine reste possible pour la sécurité, et ces discussions sont conservées 72 heures.
- Google — Gemini Apps Privacy Hub support.google.com · consultée le
- Google — Gemini Apps Privacy Hub support.google.com · consultée le
- Google — Centre de confidentialité des applications Gemini support.google.com · consultée le