Aperçu gratuit · Module 1 · Leçon 1
Où Gemini intervient dans votre Workspace, et votre première victoire en 10 minutes
Repérer les trois portes d'entrée de Gemini dans Gmail, Docs et Sheets, vérifier qu'elles vous sont ouvertes, puis résumer un fil de courriels et en tirer la liste des actions.
Objectif
Vérifier en deux minutes si Gemini est disponible dans votre compte et où il apparaît, puis obtenir un premier résultat utile : la liste des actions d'un long fil de courriels (qui, quoi, pour quand), contrôlée ligne par ligne contre le fil.
Ce que vous saurez faire
- Distinguer les trois façons dont Gemini intervient dans Gmail, Docs et Sheets.
- Expliquer pourquoi une fonction visible chez un collègue peut manquer chez vous.
- Transformer un fil de courriels en liste d'actions (qui, quoi, pour quand) et la contrôler ligne par ligne.
Contenu
Gemini n'est pas une application de plus à ouvrir : dans Google Workspace, il se glisse dans les outils que vous utilisez déjà. Trois portes d'entrée suffisent pour le travail de bureau courant.
Les trois portes d'entrée
| Porte d'entrée | Où | À quoi elle sert |
|---|---|---|
| Le panneau latéral | À droite de Gmail, Docs, Sheets (et d'autres applications) | Converser avec Gemini à propos du courriel, du document ou du tableau ouvert, et d'autres fichiers auxquels vous avez accès |
| L'aide à la rédaction | Dans le champ de saisie de Gmail et de Docs | Écrire un premier jet ou retravailler un passage sélectionné |
| La fonction AI de Sheets | Dans une cellule, comme une formule | Classer, résumer ou reformuler du texte ligne par ligne |
Ces trois points d'entrée figurent dans la documentation de Google au moment de la vérification, y compris en français . Pour ouvrir le panneau latéral, cherchez l'icône Gemini en haut à droite de l'application (dans l'aide de Google, en anglais : « Ask Gemini ») ; si vous ne la voyez pas, la section suivante explique pourquoi. Il existe aussi l'application Gemini elle-même, qui fait partie des services Workspace pour la plupart des éditions : elle sert aux demandes qui ne portent pas sur un fichier précis.
Pourquoi vous ne voyez peut-être pas la même chose que votre collègue
Trois conditions décident de ce qui s'affiche dans votre compte :
- Votre abonnement. Les fonctions disponibles dépendent de l'édition Google Workspace souscrite par votre organisation . Deux entreprises, deux éditions : deux écrans différents.
- Les choix de votre administrateur. Il peut activer ou couper Gemini service par service, et pour certaines équipes seulement (voir la leçon 6).
- Votre langue et vos réglages. Toutes les fonctions existent en anglais ; d'autres langues n'en reçoivent qu'une partie, et la liste évolue . Vos propres réglages de « fonctionnalités intelligentes » comptent aussi.
La règle qui ne change pas
Gemini peut se tromper. Google l'écrit lui-même dans son aide : les fonctions Gemini peuvent proposer des informations inexactes ou inappropriées . Toute cette formation repose donc sur un réflexe : ce que Gemini affirme se retrouve dans la source, ou c'est barré.
Votre première victoire : du fil interminable à la liste d'actions
Un fil de 14 messages, trois interlocuteurs, deux changements d'avis. Plutôt que de demander « résume », demandez une liste d'actions avec responsable et échéance, et exigez que Gemini signale ce qui n'est pas clair. Ensuite, contrôlez chaque ligne contre le fil : deux minutes suffisent, et c'est là que vous attrapez la date mal recopiée.
Exemple réel
Cas fictif, situation réaliste. Ingrid, assistante commerciale chez Nordlys Mobilier (entreprise fictive, Oslo), reprend le dossier d'une collègue absente : un fil de douze courriels avec un hôtel client à propos d'une livraison de chaises. Dans le panneau latéral de Gmail, elle demande la liste des actions ouvertes, avec responsable et date. Gemini en propose cinq. En les comparant au fil, Ingrid constate que la quatrième (« livraison confirmée le 14 ») mélange deux messages : le 14 était la date demandée par l'hôtel, pas une date confirmée. Elle corrige en « date demandée : 14, confirmation à obtenir de l'entrepôt ». Gain réel : vingt minutes de lecture évitées, une erreur coûteuse évitée aussi.
À vous de jouer
Temps à prévoir : environ 10 minutes. Si Gemini n'est pas encore activé dans votre compte professionnel, faites l'exercice avec n'importe quel assistant d'IA : la méthode est la même.
Modèle
Fil de courriels fictif : commande de chaises pour un hôtel
FIL FICTIF — Atelier Brume (fabricant de chaises) et Hôtel des Saules (client). Toutes les personnes et entreprises sont fictives. [Message 1 — Hôtel des Saules, Inès] Bonjour, nous souhaitons commander 40 chaises modèle « Fjord » en chêne clair pour la salle du petit-déjeuner. Pouvez-vous livrer avant notre réouverture ? [Message 2 — Atelier Brume, Paul] Merci ! 40 Fjord chêne clair : nous pouvons livrer en novembre. Pouvez-vous confirmer la couleur des assises (gris ou sable) ? [Message 3 — Hôtel des Saules, Inès] Assises sable. Notre réouverture est le 3, la livraison doit arriver avant. [Message 4 — Atelier Brume, Paul] Bien noté. Je vérifie la date avec l'entrepôt et je reviens vers vous. [Message 5 — Hôtel des Saules, Marc, directeur] Bonjour, après réflexion nous passons à 36 chaises : la salle sera réaménagée. Merci d'envoyer un devis mis à jour. [Message 6 — Atelier Brume, Paul] Entendu, devis à 36 chaises envoyé demain. L'entrepôt me propose une livraison le 28 octobre ou le 2 décembre. [Message 7 — Hôtel des Saules, Inès] Le 28 octobre nous convient. Qui s'occupe du montage ?
- Quand l’utiliser
- Pour la première victoire de la leçon 1.
- Ce qu’il faut personnaliser
- Remplacez par un vrai fil de votre compte professionnel une fois la méthode maîtrisée, en laissant de côté les fils sensibles.
- Exemple
- Liste attendue : Paul — envoyer le devis à 36 chaises (promis « demain ») ; Paul — confirmer la livraison du 28 octobre avec l’entrepôt ; Paul — répondre sur le montage (question ouverte) ; à clarifier — quantité passée de 40 à 36 (messages 1 et 5) et mois de la réouverture « le 3 ». Une liste qui garde 40 chaises est fausse.
- Limites
- Le fil contient un changement de quantité (40 puis 36) et une date ambiguë (« le 3 » sans mois) : deux pièges que la liste d’actions doit faire apparaître.
Données à ne pas envoyer
- Données de santé
- Salaires et évaluations de collaborateurs
- Coordonnées bancaires (IBAN, numéro de carte)
- Mots de passe, codes d’accès, clés d’API
- Numéros d’identification nationaux (numéro AVS, sécurité sociale)
- Informations couvertes par un secret professionnel
- Copiez le fil fictif dans un brouillon de courriel ou un document, puis ouvrez le panneau Gemini.
- Utilisez le prompt ci-dessous.
- Comparez chaque action au fil. Le fil contient un changement de quantité et une date ambiguë : la liste les signale-t-elle ?
- Avant de refaire l'exercice sur un vrai fil, passez la liste de contrôle.
Checklist
Avant votre premier usage de Gemini sur un vrai dossier
- Je suis connecté avec mon compte professionnel (adresse vérifiée en haut à droite). - Mon organisation autorise l’usage de Gemini pour ce type de dossier. - Le fil ou le fichier ne contient ni données de santé, ni salaires, ni informations couvertes par un secret professionnel. - Je sais ce que je veux obtenir : une liste d’actions, un brouillon, un tableau. - Je prévois le temps de vérifier chaque ligne contre la source. - Si une fonction manque : je vérifie le compte, la langue, mes fonctionnalités intelligentes, puis je demande à l’administrateur.
- Quand l’utiliser
- Avant d’utiliser Gemini sur un dossier réel pour la première fois.
- Ce qu’il faut personnaliser
- Ajoutez les règles internes de votre organisation (dossiers exclus, catégories interdites).
- Exemple
- Exemple fictif : une assistante constate qu’elle est connectée avec son compte personnel dans un onglet ; elle change de compte avant de résumer le fil client.
- Limites
- Utiliser un compte personnel par habitude ; traiter un fil sensible parce qu’il est « juste à résumer ».
Données à ne pas envoyer
- Données de santé
- Salaires et évaluations de collaborateurs
- Coordonnées bancaires (IBAN, numéro de carte)
- Mots de passe, codes d’accès, clés d’API
- Numéros d’identification nationaux (numéro AVS, sécurité sociale)
- Informations couvertes par un secret professionnel
Prompt / modèle
Prompt
Liste d’actions à partir d’un fil de courriels
À partir de ce fil de courriels uniquement, dresse la liste des actions encore ouvertes. Pour chaque action : responsable ; ce qu'il faut faire ; échéance (telle qu'écrite dans le fil, ou « non précisée ») ; numéro du message qui la justifie. Ensuite, sous le titre « À clarifier », liste les informations contradictoires, modifiées en cours de fil ou ambiguës (quantités, dates, prix). N'ajoute aucune information absente du fil.
- Quand l’utiliser
- Pour reprendre un dossier, préparer un appel ou rattraper un fil après une absence.
- Ce qu’il faut personnaliser
- Ajoutez « en français » si le fil est dans une autre langue, ou « regroupe par personne » pour un fil à nombreux interlocuteurs.
- Exemple
- Sur le fil fictif de l’Atelier Brume, la liste correcte comporte trois actions pour Paul et deux points « à clarifier » : la quantité passée de 40 à 36 et le mois de la réouverture.
- Limites
- Une action peut être mal attribuée ou une date mal recopiée : le numéro de message permet de vérifier vite.
Données à ne pas envoyer
- Données de santé
- Salaires et évaluations de collaborateurs
- Coordonnées bancaires (IBAN, numéro de carte)
- Mots de passe, codes d’accès, clés d’API
- Numéros d’identification nationaux (numéro AVS, sécurité sociale)
- Informations couvertes par un secret professionnel
Piège à éviter
À retenir
- Trois portes d'entrée : panneau latéral, aide à la rédaction, fonction AI de Sheets.
- Ce que vous voyez dépend de l'édition, de l'administrateur, de la langue et de vos réglages.
- Demandez une liste d'actions plutôt qu'un résumé, puis vérifiez chaque ligne contre le fil.
Mini-quiz
Le mini-quiz de cette leçon fait partie de l’évaluation : il est proposé dans l’espace membre.
Sources
- Google Workspace — Google Workspace with Gemini
- Google Workspace — Language support
- Gmail Help — Collaborate with Gemini in Gmail
- Google Docs Editors Help — Use the AI function in Google Sheets
- Google Workspace — Generative AI in Google Workspace Privacy Hub
- Google Docs Editors Help — Collaborate with Gemini in Google Sheets
Preuves de cette leçon
Chaque affirmation qui peut évoluer renvoie à une source primaire, avec sa date de consultation.
1 Au moment de la vérification, Gemini est disponible en français dans le panneau latéral de Gmail, Docs et Sheets, dans l'aide à la rédaction de Gmail et Docs, et via la fonction AI de Sheets ; dans Gmail comme dans Sheets, le panneau s'ouvre par « Ask Gemini » en haut à droite.
- Google Workspace — Google Workspace with Gemini language support knowledge.workspace.google.com · consultée le
- Google Workspace — Google Workspace with Gemini language support knowledge.workspace.google.com · consultée le
- Google Docs Editors Help — Use the AI function in Google Sheets support.google.com · consultée le
- Gmail Help — Collaborate with Gemini in Gmail support.google.com · consultée le
- Google Docs Editors Help — Collaborate with Gemini in Google Sheets support.google.com · consultée le
2 L'application Gemini est un service principal de Workspace pour la plupart des éditions, soumis au contrat Workspace de l'organisation.
- Google Workspace — Generative AI in Google Workspace Privacy Hub knowledge.workspace.google.com · consultée le
3 La disponibilité des fonctions Gemini dépend de l'édition Google Workspace souscrite ; les fonctions Gemini de Gmail, Docs et Sheets exigent une offre Workspace ou Google AI éligible.
- Google Workspace — Google Workspace with Gemini knowledge.workspace.google.com · consultée le
- Gmail Help — Collaborate with Gemini in Gmail support.google.com · consultée le
4 Toutes les fonctions Gemini de Workspace sont disponibles en anglais ; seules certaines le sont dans d'autres langues, selon une liste publiée par Google qui évolue.
- Google Workspace — Google Workspace with Gemini language support knowledge.workspace.google.com · consultée le
5 Google indique que les fonctions Gemini peuvent proposer des informations inexactes ou inappropriées et qu'il ne faut pas s'y fier comme conseil médical, juridique, financier ou professionnel.
- Gmail Help — Collaborate with Gemini in Gmail support.google.com · consultée le
- Google Docs Editors Help — Collaborate with Gemini in Google Sheets support.google.com · consultée le