Aperçu gratuit · Module 1 · Leçon 1
Votre premier courrier clair en dix minutes
Transformer un brouillon confus en courrier net, sans qu'une seule date, un seul montant ni un seul engagement ne change en route. Leçon d’aperçu gratuite de la formation « IA pour assistants administratifs », lisible en entier sans compte, avec ses sources officielles datées.
Objectif
Obtenir dès aujourd'hui, à partir d'un brouillon maladroit, un courrier clair, poli et prêt à signer, dont chaque fait a été contrôlé par vous.
Ce que vous saurez faire
- Séparer les faits d'un courrier (dates, montants, références, engagements) de sa forme.
- Donner ces faits à l'IA sous forme de liste « à ne pas modifier ».
- Contrôler le résultat en deux minutes avec une liste de relecture.
Contenu
Un assistant d'IA est excellent pour la forme : ordre des idées, ton, concision, orthographe. Il est beaucoup moins fiable pour les faits. Il peut « améliorer » une date, arrondir un montant ou ajouter une phrase aimable qui ressemble à une promesse. Les éditeurs eux-mêmes préviennent que leurs outils peuvent produire des informations inexactes ; Microsoft, par exemple, demande de vérifier faits, chiffres, citations et noms avant de partager un texte .
La méthode de cette formation tient donc en une idée : vous gardez les faits, l'IA travaille la forme.
La méthode des faits verrouillés
- Listez les faits (2 min). Avant d'ouvrir l'outil, notez en quelques lignes ce que le courrier doit dire : la date, la référence, le montant, ce que vous proposez, ce que vous ne proposez pas.
- Neutralisez (1 min). Remplacez le nom du destinataire et ses coordonnées par des repères : « [CLIENT] », « [ADRESSE] ». Vous les remettrez à la fin, hors de l'IA.
- Demandez (2 min). Collez votre brouillon et la liste de faits dans le prompt-modèle ci-dessous (un « prompt » est simplement la consigne écrite que vous donnez à l'IA ; le prompt-modèle est une consigne prête à remplir). Il interdit d'ajouter ou de modifier un fait et demande de signaler ce qui manque.
- Contrôlez (3 min). Passez la liste de relecture : chaque fait est-il identique ? Une phrase engage-t-elle votre organisation à quelque chose que vous n'avez pas écrit ?
- Finalisez (2 min). Remettez les vrais noms, relisez une dernière fois, signez.
Checklist
Relecture d'un courrier produit avec l'IA
- [ ] Chaque fait de ma liste (date, référence, montant, nom de produit) apparaît à l'identique. - [ ] Aucun fait nouveau : pas de date, de montant ni de référence que je n'ai pas fournis. - [ ] Aucune phrase n'engage mon organisation à quelque chose qui n'a pas été décidé (remise, délai, « nous nous engageons », « sans frais »). - [ ] Les [À VÉRIFIER] sont résolus en consultant le dossier, pas en devinant. - [ ] Le ton correspond au destinataire (vouvoiement, formule d'appel, formule finale). - [ ] Les repères ([CLIENT], [ADRESSE]) sont remplacés par les vraies données, hors de l'IA. - [ ] Orthographe des noms propres contrôlée dans le dossier. - [ ] J'ai relu le texte en entier une dernière fois avant de signer.
- Quand l’utiliser
- Avant d'envoyer tout courrier rédigé ou reformulé avec une IA.
- Ce qu’il faut personnaliser
- Ajoutez les points propres à votre organisation (mentions légales, signature, numéro de dossier obligatoire).
- Exemple
- Inès coche tout sauf le troisième point : une phrase promettait une remise. Elle la supprime avant envoi.
- Limites
- Cocher sans relire réellement. Prenez chaque fait un par un dans le texte.
Données à ne pas envoyer
- Noms, adresses, téléphones et courriels de personnes réelles (à remplacer par des repères)
- Mots de passe, codes d'accès, clés d'API
- Données de santé
- Salaires et données RH individuelles
- Coordonnées bancaires (IBAN, numéro de carte)
- Numéros d'identification personnels (sécurité sociale, AVS, passeport)
- Informations couvertes par un secret professionnel ou une clause de confidentialité
Pourquoi lister les faits à part
Dans un brouillon, les faits sont noyés dans les phrases. Si vous les isolez, l'IA sait ce qu'elle n'a pas le droit de toucher, et vous savez exactement quoi contrôler. La relecture passe de « est-ce que ça me paraît bien ? » à « ces cinq éléments sont-ils identiques ? ». C'est plus rapide et beaucoup plus sûr.
Exemple réel
Cas fictif, situation réaliste. Inès, assistante administrative chez Ateliers Morel SAS (entreprise fictive, Lyon), doit répondre à un client mécontent d'une livraison en retard. Son brouillon est long et confus. Elle liste les faits : commande n° 4471, livraison prévue le 12 septembre, livrée le 19, geste proposé : frais de port remboursés, rien d'autre.
L'IA rend un courrier net en dix lignes. Mais à la relecture, Inès trouve la phrase « nous vous offrirons une remise sur votre prochaine commande », qu'elle n'a jamais écrite. Elle la supprime : ce geste n'a pas été décidé. Le reste est juste. Temps total : neuf minutes, contre vingt-cinq d'habitude.
À vous de jouer
Prenez le brouillon fictif ci-dessous et produisez un courrier prêt à signer. Temps à prévoir : environ 15 minutes la première fois. Comme le brouillon est fictif, l'assistant d'IA que vous avez sous la main convient pour cet exercice ; pour un vrai courrier, la leçon 2 explique quel outil utiliser.
Modèle
Brouillon fictif : réponse à un client livré en retard
DONNÉES FICTIVES — Ateliers Morel SAS (entreprise fictive), Lyon. Brouillon d'Inès : « Bonjour, alors suite à votre mail on a bien vu que votre commande 4471 est arrivée en retard, elle devait arriver le 12 septembre et elle est arrivée le 19 en fait, c'est à cause du transporteur qui a eu un souci au dépôt, on est désolés vraiment. Du coup on vous rembourse les frais de port de 18,50 euros, ça sera fait sur votre carte d'ici une semaine environ. On espère que vous serez quand même content des chaises. Pour le remboursement des frais de port de 15,90 euros vous n'avez rien à faire. Bonne journée, Inès, service clients » Destinataire : [CLIENT] (nom remplacé). Votre liste de faits (à compléter avant d'ouvrir l'outil) : - Commande : 4471 - Livraison prévue : 12 septembre ; livraison réelle : 19 septembre - Cause : incident chez le transporteur - Geste : remboursement des frais de port, montant : ? - Délai du remboursement : environ une semaine, sur la carte utilisée - Aucune autre compensation Corrigé (à lire après l'exercice) : le brouillon donne deux montants pour les frais de port (18,50 et 15,90 euros). Ni vous ni l'IA ne devez choisir : la bonne réponse est de vérifier dans la commande, et un bon résultat d'IA écrit [À VÉRIFIER] à cet endroit. Toute phrase sur une remise future, un bon d'achat ou un « geste supplémentaire » est à supprimer : rien de tel n'a été décidé.
- Quand l’utiliser
- Exercice de la leçon 1.
- Ce qu’il faut personnaliser
- Vous pouvez remplacer le contexte par un autre retard fictif de votre secteur, en gardant une contradiction volontaire.
- Exemple
- Résultat attendu : un courrier de dix lignes, un [À VÉRIFIER] sur le montant des frais de port, aucune promesse ajoutée.
- Limites
- Exercice sur données fictives seulement ; ne remplacez pas par un vrai dossier client sans le neutraliser.
Données à ne pas envoyer
- Noms, adresses, téléphones et courriels de personnes réelles (à remplacer par des repères)
- Mots de passe, codes d'accès, clés d'API
- Données de santé
- Salaires et données RH individuelles
- Coordonnées bancaires (IBAN, numéro de carte)
- Numéros d'identification personnels (sécurité sociale, AVS, passeport)
- Informations couvertes par un secret professionnel ou une clause de confidentialité
- Écrivez la liste des faits avant d'ouvrir l'outil.
- Utilisez le prompt-modèle avec le brouillon et votre liste.
- Passez la liste de relecture. Le brouillon contient un piège : le montant des frais de port n'est pas le même à deux endroits. L'IA l'a-t-elle signalé ou a-t-elle choisi à votre place ?
Prompt / modèle
Prompt
Courrier aux faits verrouillés
Tu aides un assistant administratif à mettre au propre un courrier. FAITS — à reprendre à l'identique, sans rien modifier ni ajouter : [FAITS : une ligne par fait : date, référence, montant, ce qui est proposé, ce qui n'est pas proposé] BROUILLON : [BROUILLON, avec les noms remplacés par des repères comme [CLIENT]] Consignes : 1. Rédige deux versions : une courte (100 mots au plus) et une plus développée (180 mots au plus). 2. Ton : [TON, par exemple courtois et direct, vouvoiement]. 3. Reprends chaque fait de la liste à l'identique. N'ajoute aucun fait, aucune date, aucun montant, aucun geste commercial ni aucun engagement. 4. Si deux informations se contredisent, ou s'il manque une information nécessaire, écris [À VÉRIFIER : …] au lieu de choisir. 5. Termine par la liste des faits repris, dans l'ordre où ils apparaissent dans la version courte.
- Quand l’utiliser
- Pour tout courrier ou courriel dont vous avez un brouillon ou des notes.
- Ce qu’il faut personnaliser
- Remplacez [TON] et les limites de longueur selon votre organisation. Ajoutez la formule de politesse maison si elle est imposée.
- Exemple
- Faits : commande 4471 ; livraison prévue le 12 septembre, réalisée le 19 ; frais de port remboursés ; aucune autre compensation. Résultat : deux versions, et la liste des faits repris pour le contrôle.
- Limites
- L'IA peut encore glisser un engagement aimable : relisez chaque phrase qui promet quelque chose. Les faits restent sous votre contrôle.
Données à ne pas envoyer
- Noms, adresses, téléphones et courriels de personnes réelles (à remplacer par des repères)
- Mots de passe, codes d'accès, clés d'API
- Données de santé
- Salaires et données RH individuelles
- Coordonnées bancaires (IBAN, numéro de carte)
- Numéros d'identification personnels (sécurité sociale, AVS, passeport)
- Informations couvertes par un secret professionnel ou une clause de confidentialité
Piège à éviter
À retenir
- Vous gardez les faits, l'IA travaille la forme.
- Faits listés avant, neutralisés pendant, contrôlés après.
- Une phrase aimable peut être un engagement : supprimez tout geste non décidé.
Mini-quiz
Le mini-quiz de cette leçon fait partie de l’évaluation : il est proposé dans l’espace membre.
Sources
Preuves de cette leçon
Chaque affirmation qui peut évoluer renvoie à une source primaire, avec sa date de consultation.
1 Les éditeurs préviennent que leurs assistants d'IA peuvent produire des informations inexactes (Google pour Gemini) ; Microsoft demande en particulier de vérifier faits, chiffres, citations, noms et autres informations sensibles avant de partager un texte produit par Copilot.
- Google — Gemini Apps Privacy Hub support.google.com · consultée le
- Microsoft — Draft and add content with Copilot in Word support.microsoft.com · consultée le